Phiếu thu, phiếu chi là những chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ kế toán của doanh nghiệp, thuộc mục Tiền tệ trong biểu mẫu chứng từ kế toán do Nhà nước quy định. Bài viết tổng hợp các mẫu phiếu thu chi theo từng thông tư và các lưu ý khi lập phiếu thu, chi.
Tải mẫu phiếu thu và phiếu chi link Google Drive
Bạn có thể tải mẫu phiếu thu và phiếu chi bằng rất nhiều nguồn khác nhau. Những dưới đây là Link Download mẫu phiếu thu và phiếu chi phiên bản ổn định nhất hiện nay
Phiếu thu, phiếu chi là gì
Theo khoản 3 Điều 3 Luật kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trong đó, phiếu thu, phiếu chi là những chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ kế toán của doanh nghiệp, thuộc mục Tiền tệ trong biểu mẫu chứng từ kế toán do Nhà nước quy định.
Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định như sau:
– Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
– Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.
– Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
– Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
+ Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;
+ Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.
– Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.
Nội dung chính của Phiếu thu, phiếu chi
Phiếu thu, phiếu chi có nội dung được quy định chung của Chứng từ kế toán, bao gồm:
– Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Những lưu ý khi lập phiếu thu, phiếu chi
Đơn vị tiền tệ sử dụng
Căn cứ Điều 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC, đơn vị tiền tệ ghi trên chứng từ kế toán, phiếu thu, phiếu chi được quy định như sau:
“Đơn vị tiền tệ trong kế toán” là Đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”; ký hiệu quốc tế là “VND”) được dùng để ghi sổ kế toán, lập và trình bày Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Trường hợp đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ, đáp ứng được các tiêu chuẩn quy định tại Mục 3 dưới đây thì được chọn một loại ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán:
– Doanh nghiệp có nghiệp vụ thu, chi chủ yếu bằng ngoại tệ căn cứ vào quy định của Luật Kế toán, để xem xét, quyết định lựa chọn đơn vị tiền tệ trong kế toán và chịu trách nhiệm về quyết định đó trước pháp luật. Khi lựa chọn đơn vị tiền tệ trong kế toán, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Chữ ký trên Phiếu thu, phiếu chi
Chữ ký trên phiếu thu, phiếu chi thực hiện theo Điều 19 Luật Kế toán 2015 quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán như sau:
– Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai.
– Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký.
– Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
– Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Bảo quản, lưu trữ phiếu thu, phiếu chi
Phiếu thu, phiếu chi được bảo quản, lưu trữ theo quy định tại Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016 hướng dẫn Luật Kế toán, theo đó:
– Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
– Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó, nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
– Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
– Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
– Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
+ Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
+ Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
